В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы. Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать иск. Определения Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности. Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей. К примеру, писать заявление и сдавать отчеты. Помимо этого, сотрудник не имеет право взять деньги из кассы, если не отчитался за предыдущие траты. Этот факт в обязательном порядке проверяет бухгалтер. Часто возникает вопрос касательно материальной ответственности.
Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста. Пример написания Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:
Перечисление средств на карту Работник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Данная операция не противоречит законодательству. Но в таком случае нужно:
ООО «Компания» ПРИКАЗ О внесении изменений в учетную политику на 2016 год 10.01.2016 г. ПРИКАЗЫВАЮ: Дополнить учетную политику разделом 6: 6.
Учет операций в НУ Данные операции рассматриваются как выдача аванса. Пока сотрудник не предоставит отчет, расходы по НПП не списываются. Также на подотчетные суммы не начисляются страховые взносы и НДФЛ.
Порядок расчетов с подотчетными лицами. 6.1 Компания выдает сотрудникам средства на командировочные или хозяйственные нужды наличными либо перечисляет их на зарплатную карту. 6.2. Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае. 6.3. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы. В независимости от способа получения, остаток возвращается наличными в кассу. Учет операций в БУ В день выдачи средств оформляется РКО. В БУ делается проводка: ДТ71 КТ50 (51). Если сотрудник после командировки часть средств возвращает в кассу, то оформляется ПКО.
В БУ делается обратная проводка: ДТ 50 (51) КТ 71. Рассмотрим, как оформляется выдача в подотчет. Образец: Офис-менеджер ООО 25 мая 2015 г. получил 2000 (две тысячи) руб. на 4 дня для покупки канцелярских принадлежностей. Бухгалтер выдал средства на основании его заявления.
Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями.
После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор. Отражение в бухучёте Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте.
Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ. Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз — Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд. Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании.
Распоряжение должно содержать такую информацию:
Скачать образец заявления о выдаче аванса под отчет Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств. Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.
Скачать образец приказа о подотчетных лицах Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу. Что стоит помнить Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр. Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.