Формирование личного дела сотрудника для архива

Но во избежание недоразумений и проблем с контролирующими инстанциями, необходимо следить, чтобы на обложке личного дела содержался необходимый минимум информации. 3 В верхней правой части обложки укажите порядковый номер дела (обычно – табельный номер). Именно под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (журнале) учета личных дел». В этой книге должна содержаться следующая информация: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, а также дата постановки дела на учет и дата снятия дела с учета. 4 В некоторых организациях, помимо порядкового (табельного) номера дела в правом верхнем углу обложки еще заполняют графы: «Фонд № » и «Опись № ». 5 В средней части обложки напишите полное наименование организации. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Восток».

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Что входит в личное дело работника: 11 основных документов

Инфоinfo
Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись.

Вниманиеattention
Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела. 4 Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику. Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям.

Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их. 5 В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а личные дела руководителей, управляющих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.

Личное дело работника

При описании опыта указывать информацию необходимо конкретно и кратко, а также желательно указать, помимо выполняемых ранее обязанностей, ваши достижения. 7 Дополнительные сведения указываются в основном только в том случае, если этого требует специфика будущей работы. Такая информация может включать в себя: наличие водительского удостоверения, владение иностранными языками, опыт работы с компьютерной и оргтехникой и так далее.


В дополнительных сведениях также допускается указывать краткую информацию о семейном положении, об активных увлечениях. Обратите внимание Для удобства ознакомления с данными соискателя рекомендуется размещение всей информации на одном печатном листе.
Необходимо оформить резюме с помощью разборчивого и хорошо читаемого шрифта на белом фоне (допускаются различные светлые цвета фона).

Порядок формирования личного дела работника

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников. Это требование обязательно только в отношении государственных служащих.

Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности. Инструкция 1 Личное дело работника представляет собой папку со всеми необходимыми документами (заявление о приеме на работу, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о поощрениях и взысканиях и т.д.).

Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы. 2 Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72. Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Инструкция 1 В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.). 2 Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель. На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела.


Важноimportant
После увольнения сотрудника личное дело закрывается. Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.

3 Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела.

Личное дело: формируем и оформляем

В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего.

Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г.
N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Формирование личного дела работника для сдачи в архив

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).
При передаче дел в архив допустимо складывать несколько дел уволившихся сотрудников в одну папку, но количество листов в ней не должно превышать 250. В одну папку сложите дела уволившихся сотрудников в один год, чьи фамилии начинаются на одинаковую букву. Такое оформление личных дел чаще всего используется на больших предприятиях, где в течение одного года проходит большой поток кадров. 6 По всем подготовленным делам составьте передаточную ведомость, которая имеет унифицированную форму. В графе №1 запишите порядковый номер каждого дела, в графе №2 – индекс каждого дела по номенклатуре, №3 – наименование заголовков дел, №4 – даты, №5 – количество передаваемых листов по каждому делу отдельно, №6 – сроки хранения, №7 – дополнения или имеющиеся примечания. Обратите внимание Сроки архивного хранения документов составляют 75 лет.

Формирование личного дела сотрудника для архива

Под ним сокращенное название организации: «ООО «Восток», а еще ниже – наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник. Например: «отдел снабжения». Под этими данными указывается: «Личное дело №…» — в соответствии с табельным номером, упомянутым в верхней правой части.

Сразу вслед за этим напишите фамилию, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. 6 В правом нижнем углу обложки личного дела должны быть такие записи:- «Дата начала»;- «Дата окончания»;- «На листах»;- «Хранить ». Обратите внимание Срок хранения дела в каждом случае определяется действующим законодательством РФ.

Источники:

  • личное дело титульный

Работодатель при выборе соискателей на замещение вакансии предпочитает проводить первоначальный отбор по резюме.
КоАП РФ).Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов.

Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик. Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: