Как вшить и оформить вкладышь трудовой книжки

Важно помнить, что по итогам манипуляций вкладыш и трудовая книжка, в которую он вшит, должны быть единым документом. Вместо заключения следует отметить, что работодателю необходимо осуществлять заполнение и ведение вкладышей правильно и безошибочно. Игнорирование этой обязанности может явиться причиной наложения на предприятие или ИП штрафов в размерах, установленных Кодексом об административных правонарушениях России. Более того, неверные заполнение и ведение вкладышей могут породить проблемы и для работников (например, при оформлении ими пенсий или последующем трудоустройстве). Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Работодатель не может:

  • принять от сотрудника чистый вкладыш;
  • представлять требование предоставить бланки от работников.

Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.

У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата. Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются.


Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем. Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.
Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — образец

Важноimportant
Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа.

В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом. Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (образец)?

Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия). Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша.

Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Вниманиеattention
Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Инфоinfo
Инструкция по вшиванию вкладыша После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Куда вшивать вкладыш в трудовой?

Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы. Как правильно вшить (инструкция) Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку. Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи. В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ.
А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце. Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой. Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.
В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами.

    Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.

  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет.
Следовательно, вкладыш в вышеуказанный формуляр целесообразно вшивать после последнего листа основного документа, но перед обложкой. Каких-либо специальных требований к качеству или цвету нитей или иных материалов, используемых при подшивке, нормативные акты Российской Федерации не содержат. Отсюда прямо следует право работодателя использовать нити любого цвета, качества и структуры. Осуществить вшивание можно как с помощью иглы, так и с использованием специальных технических средств. Для наиболее прочного и надежного прикрепления к трудовой книжке следует осуществлять сшивку по развороту вкладыша. К сожалению, законодательство Российской Федерации не содержит образца того, как вшивается вкладыш в трудовую книжку. Поэтому при выполнении данной процедуры следует руководствоваться вышеуказанными рекомендациями и практическим опытом сотрудников, осуществляющих вшивание.
При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству. Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка. Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.

Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т.

д. Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета. Кем должен формироваться? Приобретают бланки вкладышей только компании.
Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом). В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно. Далее в документе имеется два раздела, в один из которых заносятся сведения о деятельности, в другой – наградная информация на работника. Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.

Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность.

Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка. Но все номера регистрируют в книжке.

Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки. Обратите внимание, если работодатель требует от вас написать заявление на выдачу вкладыша, значит, придется за него заплатить.

Бланк документа можно скачать здесь.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: