Если двухсторонний документ как нумеруется и прошива

Все делается гораздо проще. Инструкция:

  • В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
  • Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
  • Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
  • Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
  • Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео. ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  • архивные;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы.
Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.


Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.
Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Как правильно прошивать документы?

Важноimportant
Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги.

На нем ставится печать, подпись и дата

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Инфоinfo
Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них: Инструкции по документированию Центробанка России; Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам); Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

Вниманиеattention
Читайте также:

  • Доверенность на право подписи документов
  • Порядок хранения документов
  • Документы по личному составу

Необходимые материалы для прошивки документов: Существует несколько распространенных способов сшивания документации. Справка Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Полезная статья: Читайте о том, где и как секретарю закупать канцтовары Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210.

Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.

Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки.

Прошивка документов: нормы гост и практические советы

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

Прошивка документов. процедура и советы

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив

Какие документы подшиваются

  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Как правильно сшить документы

Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись.

  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

  • количество листов в одной прошивке — не более 150
  • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

Точка зрения законодательных структур Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: