Порядок хранения и использования персональных данных работников образец

Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.

Положение о хранении и использовании персональных данных работников

Заключение Отметим, что документы, в которых закрепляются положения о вопросах обработки и защиты персональных данных, могут стать объектом проверки контролирующих органов, в частности сотрудников Роскомнадзора. Поэтому работодателю следует ответственно подойти к их разработке.В заключение дадим несколько советов работодателям по оформлению локальных документов, регламентирующих работу с персональными данными сотрудников:1. Разрабатывая документы, необходимо указывать конкретные нормы закона, на основании которых работодатель обрабатывает персональные данные.2.
Запрашивая с работника согласие на обработку его персональных данных, кроме нормы закона следует указывать цели, для которых они запрашиваются.3. Помимо Положения в некоторых случаях нужно издавать приказы работодателя.

Образец положения о персональных данных работников

Состав персональных данных работников Перечень личных сведений 4 Обработка данных Условия обработки информации 5 Комплекс документов Перечень документов, содержащих личные сведения 6 Доступ к персональным данным Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации 7 Защита персональных данных Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений 8 Права и обязанности работника Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении 9 Ответственность за разглашение информации Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2018 На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой.

Положение о персональных данных (образец)

При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.

Вниманиеattention
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации. Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Положение о защите персональных данных работника

Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей.Об ответственности за разглашение персональных сведений работников предупрежден(а). » » г. Приложение N 2 к Положению о персональных данныхработников ООО «САТУРН» Генеральному директоруООО «САТУРН»В.В. Королевуот ,зарегистрированного по адресу паспорт Согласиена передачу персональных данных третьей стороне Я, в соответствии с абз.


1 ч. 1 ст. 88 ТК РФ даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «САТУРН» (ООО «САТУРН»), расположенному по адресу , на предоставление в ПФР следующих моих персональных данных:- Ф.И.О., дата рождения;- номер свидетельства государственного пенсионного страхования;- размер заработной платы;- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.Настоящее согласие действительно в течение одного года с момента его получения.

Составляем положение о персональных данных работников — образец 2017

Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как и любая другая информация, персональные данные обрабатываются, т. е. происходит их сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение и т.д. Для того, чтобы обработка персональных данных не могла нарушить права и свободы гражданина, в т.ч. права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, требуется должная защита персональных данных. Актуальной эта тема является и для всех работодателей, ведь они, по сути, постоянно занимаются обработкой тех или иных персональных данных своих работников.
Сюда относятся, к примеру, паспортные данные работника или адрес его проживания, информация об образовании или стаже работника, сведения о заработной плате или семейное положение сотрудника и т.д.

Составление положения о работе с персональными данными сотрудников

В отделе кадров Общества кроме личных дел создаются и хранятся следующие документы, содержащие персональные данные работников:- трудовые книжки;- подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;- приказы по личному составу;- материалы аттестаций и повышения квалификаций работников;- материалы внутренних расследований (акты, докладные, протоколы и др.);- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;- другие.3.5. Персональные данные работников также хранятся в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данным, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей. Пароли устанавливает системный администратор Общества, затем они сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

Положение о персональных данных

В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • паспортные данные;
  • адрес регистрации и проживания;
  • ИНН;
  • номер СНИЛС;
  • информация об образовании и трудовом стаже.

Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника. Для чего нужно положение о работе с персональными данными Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных.

Как оформить положение о защите персональных данных сотрудников

Трудовой кодекс разделяет личные данные сотрудников на 4 вида, – персональную информацию:

  • общую;
  • специальную;
  • появляющуюся на протяжении трудовой деятельности;
  • о близких родственниках.

Классификация ПД при обработке и хранении в дальнейшем помогает быстро получить доступ к необходимой информации, которую могут запрашивать должностные лица или контролирующие организации. Хранение и использование ТК в ст. 87 требует от работодателей установить порядок хранения, а также использования данных о сотрудниках. Определенные правила обычно включаются в локальный внутренний документ – Положение, но его формирование должно отвечать требованиям ТК и других законодательных актов.
Обычно документы, в которых содержатся ПД сотрудников, объединяются в личные дела, порядок ведения которых устанавливает конкретный работодатель.

Защита персональных данных

Указанным документом чаще всего является положение об обработке персональных данных работников. Закон не предъявляет специфических требований к составлению локального акта. На практике в него включается следующая информация:

  • общие нормы, содержащие предназначение акта, ссылки на нормативную основу его разработки;
  • состав личных сведений, список их носителей;
  • права работника по контролю за обращением с его личной информацией;
  • меры, которые требуется предпринимать организации для защиты сведений, порядок обработки, использования;
  • последовательность действий при передаче персональной информации;
  • список сотрудников, обладающих доступом;
  • санкции за неисполнение правил обращения с рассматриваемыми сведениями.

Положение о персональных данных работников подлежит утверждению приказом руководителя юрлица.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: