Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров

Таким образом, инспектор отдела кадров нарушила ФЗ «О персональных данных».В надзорном органе отмечают, что, в соответствии с действующим законодательством, возможность обработки персональных данных допускается только с письменного согласия их владельца.В отношении инспектора было возбуждено дело по ст. 13.11. КоАП РФ (нарушение установленного законом порядка распространения информации о персональных данных). По результатам его рассмотрения мировой суд Ленинского округа Тюмени назначил кадровику денежный штраф. На основании этого возник вопрос…. По нынешнему законодательству, что должно содержаться в личном деле уволенного сотрудника? Если на всех правовых сайтах пишут, что: Цитата: Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Возник спор. можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (далее -Постановление) были утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации, должны применяться организациями независимо от формы собственности. С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) обязательное использование негосударственными организациями форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением, является неоднозначным.
По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Какие документы опасно хранить кадровикам

Инфоinfo
Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Статьей 65 ТК РФ предусмотрено, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; — трудовая книжка (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации).
Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  • трудовой договор;
  • приказы о приеме на работу и других событиях;
  • анкету сотрудника;
  • обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».
Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность. По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных.


Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало. Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.
Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13).Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТТрошина Татьяна Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТКомарова Виктория 22 марта 2017 г.

Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров в 2017 году

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов. По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».

Можно ли хранить копии документов работника в отделе кадров 2017

Важноimportant
В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами. А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.

Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет.
Соловьевой, С.С. Филимоновой при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания Ковалевой В.Ю. при участии: от заявителя: представителя по доверенности Литвиновой А.П. (доверенность от 24.04.13 N 349/13/д, сроком на 1 год); от заинтересованного лица: начальника отдела Романова А.Г. (доверенность от 04.02.14 N 15-Д, сроком до 31.12.14); рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу общества с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» на решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 г. по делу N А53-12557/2013 по заявлению общества с ограниченной ответственностью «МЕТРО Кэш энд Керри» к заинтересованному лицу Управлению федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Ростовской области об оспаривании предписания, принятое в составе судьи Бондарчук Е.В.
Скачайте материалы по теме: В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета. Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения.


Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области. Позиция Арбитражного суда Ростовской области Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: