Как правильно должна оформлятся обложка личного дела сотрудника

Структура личного дела сотрудника Комплектация личного дела сотрудника начинается с момента его приёма на работу и продолжается до его увольнения, после чего документ сдаётся в архив. Об этом говорит п. 3.5.3 Правил, предусмотренных для организации работы архивов предприятий (решение Росархива от 06.02.2002). Сколько должно храниться ЛД Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов. Как правило, это может быть от 5 до 50 лет. Фотография работника — обязательный атрибут личного дела Инструкция по оформлению Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы. Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии. Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640.

Личное дело: формируем и оформляем

Обычно кадровые записи хранятся в заблокированном файловом кабинете, к которому имеют доступ только определенные люди. Вы должны убедиться, что эти файлы доступны только людям, у которых есть законная и действительная причина для просмотра файлов. Это также относится к тому, что они могут делать вещи без вмешательства со стороны других.
Личная информация — это информация, которая идентифицирует человека. Есть некоторые очевидные примеры личной информации, такой как имя или адрес лица. Личная информация может быть чувствительной в природе, такой как информация о расе человека, этнической принадлежности, политических взглядах, членстве в политических ассоциациях, членстве в профессиональных ассоциациях и профсоюзах, религиозных или философских убеждениях, сексуальных предпочтениях, медицинской и генетической информации или судимости.

Личное дело работника – как его правильно оформить

  • Важноimportant
    Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
  • Копия паспорта.
  • Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
  • Трудовое соглашение.
  • Фотография.
  • Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
  • Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).
  • Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания. Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе. Последовательность наполнения папки Фото 2. Лист-заверитель.

Заполняют папку документами в порядке хронологии.

Оформление личного дела сотрудника

Вниманиеattention
Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

  • порядковый номер;
  • номер личного дела;
  • ФИО сотрудника;
  • дата оформления папки;
  • другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины. Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров.


Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность.

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе. Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.
Основные требования закона Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

Образец личного дела работника

Когда вы можете предоставить информацию третьим лицам? Веб-сайт Управления веб-сайта Австралийского информационного комиссара содержит дополнительную информацию о надлежащей практике для организаций, занимающихся личной информацией сотрудников. Ограничение сбора информации, предоставляющей уведомление лицам о возможном сборе, использовании и раскрытии личной информации, раскрывающей личную информацию, содержащую личную информацию, точное, полное и актуальное хранение личной информации, обеспечивающей доступ к личной информации. Представители лучшей практики понимают, что создание доверительных отношений с сотрудниками является неотъемлемой частью достижения счастливого и продуктивного рабочего места.


Как уже отмечалось выше, в 2017 году локальный нормативный акт предприятия (приказ) назначает специального сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение персональных дел.

Оформление личных дел работников

Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними. Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта). Хранение и выдача Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе.

Заводим личное дело сотрудника: образец оформления

Скачайте документы по теме: Внутренняя опись документов личного дела: образец Наименование документа ставится вверху. Под ним идет фамилия и инициалы сотрудника в именительном падеже. Далее следуют графы, куда вносится информация, соответствующая названию графы:

  • Порядковый номер дела в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Присваиваемый по номенклатуре дел индекс документа;
  • Обозначенная арабскими цифрами дата выдачи документа;
  • Занимаемые данным документом номера листов дела;
  • Дата включения данного документа в дело;
  • Примечание (данное поле используется в случае необходимости внесения уточняющих сведений о документе, например, оригинал или копия.)

Обязательные поля: № п/п – согласно журналу учета личных дел.
Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
Сроки регламентируются законодательными нормативно-правовыми актами Оформление личного дела в архив производится не позднее 12 месяцев с момента увольнения сотрудника или его выхода на пенсию. Первым в папку помещают заявление работника на увольнение. Листы подшивают, снабжают описью и помещают в картонную папку.
Допустимое количество листов — не больше 250. Для оформления передачи дела в архив составляется передаточная ведомость. Для нее существует унифицированная форма ГУ-41. Графы ведомости содержат следующую информацию: номер дела, его индекс по номенклатуре, заголовок, дату передачи, общее количество листов в папке и отдельное число по каждому досье, срок хранения, примечания. Несмотря на то, что оформление личного дела сотрудника — это не обязательная процедура для работодателя, наличие полной информации о подчиненных значительно упрощает работу отдела кадров.

Как правильно должна оформлятся обложка личного дела сотрудника

Общий порядок формирования личных дел работников-2017 охватывает весь период трудовых отношений с конкретной организацией — с момента приема на работу и вплоть до увольнения. Еще на этапе трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их различными документами:

  • аттестатами и дипломами;
  • грамотами и характеристиками;
  • заполненным анкетами;
  • паспортом;
  • военным билетом
  • и другими.

Кадровик снимает с них копии и подшивает в отдельную папку, в которую в дальнейшем будут добавляться и другие документы, касающиеся трудовой биографии конкретного специалиста. Надлежащим образом оформляется титульный лист личного дела работника, образец обложки есть в нашей документальной базе.
Некоторые работодатели ведут личные дела избирательно, лишь для некоторых категорий работников: руководителей отделов, ведущих специалистов, материально ответственных лиц и т.д. Специалист, которому поручено решение задач, связанных со сбором и хранением информации такого рода, должен знать, как правильно оформить личное дело сотрудника (образец из нашей базы кадровых документов поможет досконально разобраться в вопросе). Порядок ведения личных дел работников Персонал — основной и ценнейший ресурс любой компании. Чтобы владеть наиболее полной и структурированной информацией о нем, работодатель собирает и хранит значимые сведения об этапах трудовой деятельности, уровне подготовки и других характеристиках каждого сотрудника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: